Čtyři dny plné AHA momentů: Report z předimplementačního workshopu

Workshop jsme realizovali pro firmu obchodující se serverovým hardwarem. Rozdělili jsme ho do čtyř fází, které proběhly ve čtyřech po sobě jdoucích dnech.

I.  Business workshop: nekompromisní otázky

Jedním z hlavních pilířů našeho setkání byly intenzivní diskuse s řadou náročných otázek k zodpovězení. Od vize společnosti, přes SWOT analýzu až po unikátní propozici a USP. Prošli jsme také business specifikace tohoto obchodního segmentu.

S vedením firmy jsme se poté ponořili do identifikace klíčových person a diskutovali o expanzních plánech, což považujeme za kritický prvek každého dlouhodobého projektu. Dalšími oblastmi k řešení byly marketing, customer care a logistika. Procházeli jsme, jak každé z těchto oddělení funguje, a co od nich očekáváme v kontextu projektu, jaké mají požadavky atd.

V závěru prvního dne workshopu jsme identifikovali tři významné AHA momenty, které nám dodaly nové perspektivy a zároveň otevřely oči k potenciálním rizikům.

II. Systémová analýza: integrace jako klíč

Druhý den jsme společně analyzovali systémy, které budou integrovány, co a jakým způsobem bude součástí této integrace. Navrhli jsme klíčové moduly pro Magento a probrali do detailu datovou migraci, abychom co nejvíce eliminovali případné budoucí problémy. Zjistili jsme, že kritický bod celého projektu leží v novém CRM, kterému jsme proto věnovali zvláštní pozornost.

I tato druhá část workshopu splnila svůj účel. Díky zkušenosti s daleko vše komplexnějšími projekty běželo vše jako na drátkách:)

III. Procesní analýza: diagramy

Třetí část workshopu spočívala v tvorbě diagramů týkající se procesů jako product listing, catalog management, stock management, výroby nebo order management. Diagramy jsme nakreslili a současně textově popsali do finálního workshop reportu. V rámci těchto procesů jsme také identifikovali několik bodů, kde mohou být procesy vylepšeny a zefektivněny.

IV. Story mapping: vizuální prioritizace

V poslední fázi, kde jsme se věnovali story mappingu, jsme aplikovali MoSCoW metodu na funkční požadavky a vytvořili vizuální mapu, která bude sloužit jako definice MVP (minimum viable product čili minimálně životaschopný produkt).

Tato aktivita může být náročná vzhledem k nejednoduchému vnímání business priority jednotlivých požadavků. V tomto případě se nám to ale podařilo naprosto perfektně nejen díky kvalitní práci facilitátora, ale především díky dobrému přístupu sponzora projektu k prioritizaci.

Závěr

Předimplementační workshop není luxus, je to nezbytnost. Poskytuje strukturu, definuje cíle a snižuje rizika. Je to místo, kde se business setkává s technologií, kde se vytváří společný jazyk a kde se objevují klíčové „AHA momenty“. To vše je investice, která se v dlouhodobém horizontu vrátí v podobě ušetřených časových a finančních zdrojů.