Brzdí e-shop váš růst? Jak prosadit replatforming ve firmě (a získat rozpočet)

Víte, že je čas na změnu. Že vaše současná platforma je spíš brzda než motor.

Ale jak to vysvětlit vedení? Jak přesvědčit CEO nebo finančního ředitele (CFO), kteří v tom vidí jen obrovský náklad, riziko a „další projekt IT“?

Mluvíme s desítkami manažerů v podobné situaci. Hlavní zjištění? Většina těchto snah selže, protože se soustředí na funkce (co to umí) místo na hodnotu (co nám to vydělá nebo ušetří).

Tento článek není o tom, jestli je lepší Shopify Plus nebo Magento. Je o tom, co tomu všemu předchází. Ukážeme vám, jak postavit neprůstřelný business case, jak získat pro změnu „zelenou“ a jak realisticky naplánovat rozpočet, abyste v půlce projektu nezjistili, že vám chybí peníze.

Kdy „záplatování“ nestačí a je čas na replatforming?

Nejprve si musíte být jistí, že problém nevyřeší jen záplata. Pokud se poznáváte v následujících bodech, jen retušujete dům, kterému padají základy.

Toto jsou byznysové, nikoliv technické signály, kterým bude rozumět i vaše vedení:

• Ztrácíte příležitosti, konkurence je rychlejší (Opportunity Cost)
  Konkurence spouští omnichannel, B2B portály nebo personalizaci na jedno kliknutí. Vy mezitím trávíte týdny řešením, proč zase vypadává košík. Každý měsíc, kdy nemůžete expandovat, ztrácíte reálné peníze.

• Provoz je dražší než inovace (TCO)
  Vaši vývojáři tráví 80 % času údržbou starého kódu a „hašením požárů“ místo toho, aby pracovali na nových funkcích, které zvyšují konverzi.

• Platforma je brzda rozvoje
  Spuštění nové jazykové mutace, skladu nebo měny je projekt na 6 měsíců plný kompromisů. Nemůžete škálovat globálně.

• Selháváte ve špičkách
  Black Friday nebo vánoční sezóna je pro vás noční můra plná výpadků, pomalého načítání a ztracených objednávek.

Jak prodat „nový e-shop“ vedení (aneb business case pro CFO)

Tohle je nejdůležitější část. Přestaňte ve firmě říkat „potřebujeme nový web“.

Co slyší váš ředitel? „Aha, e-commerce manažer chce utratit 5 milionů za hezčí design, protože se mu ten starý nelíbí. Je to obrovské riziko, migrace se zasekne a nic měřitelného to nepřinese.“

Musíte změnit jazyk. Nemluvíte o nákladech, replatforming představujete jako investici. Váš business case musí stát na třech pilířích, kterým rozumí každý finanční ředitel. 

1. TCO (Total Cost of Ownership) – Kolik nás doopravdy stojí současné řešení?

Většina firem netuší, kolik je jejich současná platforma reálně stojí. Není to jen roční poplatek za licenci. Spočítejte si to:

• Náklady na licence a hosting
• Náklady na support, SLA a údržbu – Kolik platíte agentuře?
• Interní náklady – Kolik času (v penězích) stráví vaši vývojáři, markeťáci a e-com manažeři „hašením požárů“?
• Ušlý zisk – Kolik vás stály výpadky ve špičce? Kolik zákazníků odešlo, protože byl web pomalý?

Když tohle sečtete, často zjistíte, že stará platforma je extrémně drahá. Nyní to můžete porovnat s TCO nového řešení. Například moderní SaaS platforma (jako Shopify Plus) může mít sice měsíční poplatky, ale kompletně vám škrtá náklady na hosting, servery, bezpečnost a většinu údržby. TCO na 3-5 let je pak často paradoxně nižší.

2. ROI (Return on Investment) – Kde se peníze vrátí?

Investice se musí vrátit. Vedení chce vidět, kde replatforming vydělá peníze nebo kde je ušetří. Buďte co nejkonkrétnější.

Kde vyděláme víc (nové tržby):

• Expanze – „Nová platforma nám umožní spustit DE trh do 3 měsíců. Očekávaný obrat v prvním roce je 30 mil. Kč.“
• Zvýšení konverze – „Garantované zrychlení webu pod 2 sekundy zvýší v dlouhodobém horizontu konverzní poměr o 0,5 %, což při našem provozu znamená +X Kč ročně.“
• Nový segment – „Spuštění B2B portálu obslouží naše velkoobchodní partnery a přinese nový obrat Y Kč.“
• Lepší AOV – „Díky lepším nástrojům pro personalizaci a up-sell zvýšíme průměrnou objednávku o 5 %.“

Kde ušetříme (snížení nákladů):

• Provoz IT – „Přechodem na SaaS ušetříme 1,0 FTE našeho vývojáře, který se může věnovat inovacím místo správy serverů.“
• Automatizace – „Odstraníme 40 hodin měsíčně manuálního přepisování objednávek do ERP.“
• Marketing – „Budeme schopni spouštět nové kampaně 3x rychleji bez nutnosti asistence IT.“

3. Strategická hodnota a řízení rizik – co když neuděláme nic?

Ne vše se dá vyčíslit. Poslední argument je strategický a nejdůležitější.

• Riziko nečinnosti – Co se stane, když nic neuděláme? „Pokud nám platforma spadne na Black Friday, přijdeme o 15 % kvartálního obratu.“ Nebo: „Naší platformě končí za rok podpora, stane se z ní bezpečnostní riziko.“

• Rychlost inovací (Time-to-Market) – „Nová platforma nám umožní reagovat na trendy trhu v týdnech, ne v kvartálech.“

• Škálovatelnost a bezpečnost – „Moderní platforma garantuje 99.99% uptime a řeší za nás GDPR a bezpečnostní updaty.“

Rozpočet na replatforming není jen cena za implementaci

Máte předběžné „ano“? Výborně. Teď přichází ta zrádná část – rozpočet. Nejčastější chyba, kterou vidíme, je podcenění. Váš rozpočet není jen řádek „vývoj webu“.

Realistický rozpočet musí obsahovat tyto položky:

Fáze 0: Analýza a strategie	Tohle je nejdůležitější fáze. Detailní byznys a technická specifikace, workshopy, definice cílů. Na tom zbytečně nešetřete. Kvalitní analýza vám ušetří miliony na zbytečném vývoji.
Licence platformy	Měsíční poplatky u SaaS (Shopify Plus) vs. roční licence (Adobe Commerce) nebo open-source.
Implementace (partner/agentura)	Analytické práce, samotný vývoj, UX, kódování a nasazení platformy, support, projektové řízení.
Migrace dat	Často nejdražší část. Napojení na ERP, PIM, sklady, CRM, platební brány. Tady vzniká nejvíc komplikací.
Interní náklady (váš čas!)	Kdo z vašeho týmu bude projekt řídit? Kdo bude připravovat obsah? Kdo bude dva týdny v kuse testovat? Váš čas stojí peníze a musí být v rozpočtu.
Rezerva	Prostě si ji tam dejte. Vždycky se objeví něco nečekaného. Vedení ocení vaši prozíravost víc než dodatečné žádosti o peníze v půlce projektu.

Máte „zelenou“? Až teď řešte platformu a partnera

Teprve teď, když máte schválený business case a realistický rozpočet, přichází na řadu ta „zábavnější“ část. Začínáte řešit, jaká technologie je pro vás ta pravá a kdo vám ji pomůže implementovat.

Výběr platformy je samostatná disciplína, která musí vycházet z cílů, které jste si právě definovali.

Tip: Jakmile máte jasno v cílech a rozpočtu, můžete se pustit do samotného výběru. Jak na to, jsme detailně rozebrali v článku Jak vybrat tu správnou platformu pro váš e-shop

Závěr

Změna platformy je náročná. Není to IT projekt, je to strategický byznysový projekt. Pokud přestanete mluvit o „hezčím webu“ a začnete mluvit jazykem byznysu – TCO, ROI, řízení rizik a ztracené příležitosti – získáte podporu, kterou potřebujete.

Připravte si data, buďte realističtí v rozpočtu a ukažte jasnou vizi, kam se má váš e-commerce posunout.

Potřebujete oponenturu pro váš business case?

Chystáte se na „bitvu“ o rozpočet pro replatforming a nejste si jistí svými argumenty? Pojďme to klidně společně probrat. Jako partneři Shopify Plus, Adobe Commerce i Mirakl často pomáháme firmám i s tímto. Rádi si poslechneme vaše cíle a pomůžeme vám sestavit realistický TCO model a argumenty, které ve vašem vedení zarezonují.